POLITIQUE ET PROCÉDURESD’APPROVISIONNEMENT D’ADEID
Manuel des Achats
Approuvé par : Le Conseil d’Administration
Document de référence | Version 3.0 Mars 2026
SECTION 1 – PRÉAMBULE ET CADRE GÉNÉRAL
1.1- Objet et portée
La présente Politique et procédures d’approvisionnement d’ADEID (Manuel des Achats), ci-après
dénommée « la Politique », établit le cadre normatif et procédural régissant l’acquisition de biens, de
services et de travaux par l’Action pour un Développement Équitable, Intégré et Durable (ADEID). Elle
constitue un instrument de gouvernance essentiel, visant à garantir que toutes les opérations d’achat sont
menées avec la plus haute intégrité, efficacité et conformité aux standards du droit des affaires
international.
Ce manuel est le référentiel unique en matière d’achats pour tous les projets et programmes mis en œuvre
par l’organisation. Il s’inspire des procédures de passation de marchés du Cameroun, de l’Union
européenne, de la Banque mondiale et du Fonds Vert pour le Climat (GCF) et d’autres partenaires. Il est
subordonné au Code d’Éthique et de Conduite des Affaires d’ADEID et respecte les lois nationales,
notamment le droit OHADA et les réglementations locales, ainsi que les exigences des bailleurs de fonds
multilatéraux et les meilleures pratiques internationales, notamment la norme ISO 20400 sur les achats
responsables.
1.2- Principes Fondamentaux
Toute activité d’achat au sein de l’ADEID doit être guidée par les principes juridiques et éthiques suivants
:
1 Transparence et Redevabilité : Assurer une traçabilité complète de la décision d’achat à
l’exécution du paiement, permettant un audit rigoureux.
2 Concurrence Équitable : Garantir l’égalité de traitement de tous les soumissionnaires éligibles
et prévenir toute pratique anticoncurrentielle.
3 Efficience et Économie : Rechercher la meilleure valeur pour l’argent (Best Value for Money),
en considérant le coût total de possession (TCO) et non le seul prix d’acquisition.
4 Conformité Légale et Éthique : Respecter l’ensemble des obligations légales et contractuelles,
et adhérer strictement aux principes d’intégrité et de lutte contre la corruption.
5 Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) : Intégrer les critères sociaux,
environnementaux et de genre dans l’évaluation des fournisseurs.
1.3- Objectifs stratégiques
La Politique vise à sécuriser juridiquement les transactions de l’ADEID, à optimiser l’utilisation des
fonds en maximisant le rapport qualité-prix, en minimiser les risques de fraude, de corruption et de
conflits d’intérêts et en promouvant des pratiques d’achat durables et inclusives.
1.4- Champ d’application
Le manuel s’applique à toutes les catégories d’approvisionnement suivantes :
• Fournitures : biens et équipements (matériel informatique, véhicules, intrants agricoles).
• Services courants : prestations simples (location de salles, impressions, assurances).
• Consultants individuels : prestations intellectuelles fournies par des personnes physiques
(experts, formateurs, évaluateurs).
• Cabinets et bureaux d’études : prestations intellectuelles fournies par des personnes morales
(études, recherches, évaluations complexes).
• Travaux : réalisation d’infrastructures (construction de microcentrales, fumoirs améliorés).
• Prestations techniques : services spécialisés (organisation d’événements, formations).
SECTION 2 – INSTRUCTIONS GÉNÉRALES D’APPROVISIONNEMENT
2.1- Cadre de conformité et d’éthique des affaires
• Lutte contre la corruption et la fraude (LCB-FT).
ADEID applique une politique de tolérance zéro à l’égard de la fraude, de la corruption, de la collusion,
des pratiques coercitives et obstructives. Tout contrat d’achat doit inclure des clauses de résiliation
immédiate en cas de violation avérée des lois anti-corruption, notamment le Foreign Corrupt Practices
Act (FCPA) ou le UK Bribery Act. Les soumissionnaires pour les achats de catégorie A (voir section
2.2) doivent fournir une déclaration d’intégrité attestant qu’ils n’ont pas été condamnés pour des
infractions financières ou de corruption.
• Conformité aux sanctions internationales et LCB-FT.
ADEID procède à une vérification systématique des fournisseurs et de leurs bénéficiaires effectifs contre
les listes de sanctions internationales (ONU, OFAC, UE) dans le cadre de la lutte contre le blanchiment
d’argent et le financement du terrorisme. Conformément au Code d’Éthique, tout fournisseur dont
l’activité principale ou substantielle est liée à la production, au commerce ou au financement d’armes, de
munitions ou de technologies de répression non conformes aux droits humains est formellement exclu
de toute procédure d’achat.
2.2- Seuils d’achat et procédures applicables
Le tableau ci-dessous fixe les seuils et les procédures obligatoires. Il est le tableau de référence pour
toute décision d’achat.
| Seuil (FCFA) | Procédure | Modalités | Niveau de validation |
| < 500 000 | Achat direct / gré à gré | Un seul fournisseur, facture proforma | Chef de projet |
| 500 000 – 5 000 000 | Demande de devis (minimum 3) | Consultation écrite de 3 fournisseurs minimum | Chef de projet + RAF + SE |
| 5 000 000 – 15 000 000 | Appel d’offres restreint | Invitation de 5 fournisseurs minimum | Secrétaire Exécutif + RAF |
| 15 000 000 – 50 000 000 | Appel d’offres ouvert national/international | Publication dans au moins deux journaux + site web | Secrétaire Exécutif + CA |
| > 50 000 000 | Appel d’offres international | Publication internationale, délais allongés | CA + approbation bailleur |
2.3- Méthodes d’évaluation des offres
ADEID utilise trois méthodes d’évaluation selon la nature de l’achat :
• Moins-disant : choix de l’offre financière la plus basse. Utilisé pour les fournitures
standardisées.
• Meilleur rapport qualité-prix : notation combinée technique (60 à 80 %) et financière (20 à 40
%). Utilisé pour les prestations intellectuelles et les travaux complexes.
• Qualité technique uniquement : notation technique seulement, avec budget fixe. Utilisé pour
les consultations de très haute expertise.
2.4- Règles d’or des achats
Quatre règles structurantes s’imposent à tous :
1. Règle des 3 devis : tout achat supérieur à 500 000 FCFA doit être basé sur au moins trois devis.
Le non-respect entraîne l’annulation de la procédure.
2. Séparation des fonctions : le demandeur, l’évaluateur et l’approbateur doivent être des
personnes différentes. Le non-respect entraîne la nullité du contrat.
3. Documentation complète : toutes les étapes doivent être tracées (paper trail). L’absence de
traçabilité entraîne le rejet par l’audit.
4. Publicité : tout appel d’offres supérieur à 15 millions FCFA doit être publié. Le non-respect
ouvre droit à recours des fournisseurs.
SECTION 3 – AUTORITÉ ET MATRICE DES RESPONSABILITÉS
3.1- Définition des rôles et responsabilités
Les acteurs de la chaîne d’approvisionnement sont les suivants :
• Demandeur : exprime le besoin, rédige la demande d’achat et définit les spécifications
techniques.
• Chef de projet : valide la pertinence et le budget, s’assure que l’achat est prévu au budget et
cohérent avec le projet.
• Service Achats / RAF : pilote la procédure, prépare les consultations, reçoit les offres et organise
les évaluations.
• Commission d’évaluation : analyse technique et financière, propose un classement.
• Secrétaire Exécutif : autorise les achats au-delà des seuils, valide les attributions et signe les
contrats.
• Conseil d’Administration : supervise les gros contrats et approuve les achats supérieurs à 50
millions FCFA.
• Réceptionnaire : contrôle la conformité de la livraison et signe le procès-verbal de réception.
• RAF : valide le paiement, vérifie les pièces justificatives et ordonnance le paiement.
3.2- Matrice des délégations de signature
La matrice ci-dessous détermine qui valide chaque acte en fonction du montant.
| Type d’acte | < 500 000 | 500 k – 5 M | 5 M – 15 M | 15 M – 50 M | > 50 M |
| Validation de la demande d’achat | Chef de projet | Chef de projet | Chef de projet | Chef de projet | Chef de projet |
| Validation du budget disponible | RAF | RAF | RAF | RAF | RAF |
| Lancement de la consultation | Chef de projet | RAF | SE | SE | SE |
| Approbation du rapport d’évaluation | Chef de projet | RAF | SE | SE | CA |
| Signature du contrat / bon de commande | Chef de projet | RAF | SE | SE | CA + SE |
| Validation du PV de réception | Chef de projet | Chef de projet | Chef de projet | Chef de projet | Chef de projet |
| Autorisation de paiement | RAF | RAF | RAF + SE | RAF + SE | RAF + SE |
3.3- Composition et fonctionnement de la commission d’évaluation
Pour toute procédure d’appel d’offres supérieure à 5 millions FCFA, une commission d’évaluation est
constituée par décision du Secrétaire Exécutif. Elle comprend au minimum :
• un président : RAF ou SE ;
• un membre technique : expert du domaine concerné (ingénieur, spécialiste) ;
• un membre administratif : représentant du service Achats ;
• un observateur, si le bailleur l’exige : représentant du partenaire technique.
La commission délibère à huis clos. Les décisions sont prises à la majorité, avec voix prépondérante du
président en cas d’égalité. Un procès-verbal est établi pour chaque réunion. Tout membre ayant un conflit
d’intérêts doit se récuser.
SECTION 4 – PROCÉDURES PAR TYPE D’APPROVISIONNEMENT
4.1- Achat de fournitures et services courants
La procédure standard se déroule en neuf étapes :
1. Identification du besoin par le demandeur (document DA-01).
2. Vérification budgétaire par le chef de projet et le RAF (validation sur DA-01).
3. Établissement des spécifications par le demandeur (cahier des charges simple).
4. Demande de devis selon les seuils, par le service Achats.
5. Réception et analyse des offres par le service Achats (tableau comparatif).
6. Sélection et validation selon la matrice des délégations (rapport de sélection).
7. Émission du bon de commande (BC-01).
8. Livraison et réception par le demandeur et le magasinier (PV de réception PR-01).
9. Paiement par le RAF (ordre de paiement).
Le modèle de bon de commande (BC-01) reste annexé. Il mentionne les informations obligatoires : date,
fournisseur, objet, référence du devis, mode de passation, détail de la commande, conditions générales,
engagements et signatures.
4.2- Recrutement de consultants individuels
Un consultant individuel est une personne physique engagée pour fournir des services intellectuels
spécialisés, sur une base temporaire, sans lien de subordination avec ADEID. La procédure comporte
huit étapes :
1. Élaboration des termes de référence (TDR) par le demandeur technique.
2. Approbation des TDR et du budget par le chef de projet et le RAF.
3. Publication de l’avis de recrutement par le service Achats / Communication.
4. Réception des candidatures et présélection sur dossier par la commission.
5. Évaluation technique à l’aide d’une grille.
6. Entretien si nécessaire et Proposition de sélection (rapport).
7. Négociation et contractualisation (contrat signé).
8. Suivi et réception des livrables.
La grille d’évaluation des offres techniques pour consultants est conservée ci-dessous. Elle est
éliminatoire en dessous de 70/100.
| Critère | Pondération | Excellent (100 %) | Bon (75 %) | Satisfaisant (50 %) | Insuffisant (0 %) |
| Qualifications académiques | 20 % | Doctorat | Master | Licence | < Licence |
| Expérience générale | 20 % | > 10 ans | 5-10 ans | 2-5 ans | < 2 ans |
| Expérience spécifique | 30 % | > 5 ans dans le domaine | 3-5 ans | 1-3 ans | < 1 an |
| Compétences linguistiques | 10 % | Bilingue + | Bilingue | Professionnel | Limité |
| Connaissance du contexte | 10 % | Excellente | Bonne | Moyenne | Faible |
| Références | 10 % | 3 références excellentes | 2 bonnes références | 1 référence | Aucune |
Seuil technique minimal éliminatoire : 70/100. Master + 10 ans d’expérience = 90 % ; Licence + 10
ans d’expérience = 70 %.
Le modèle de contrat pour consultant individuel (CI-01) reste annexé.
4.3- Recrutement de cabinets et bureaux d’études
Un cabinet ou bureau d’études est une personne morale engagée pour réaliser des prestations
intellectuelles complexes mobilisant une équipe pluridisciplinaire.
La procédure d’appel d’offres comprend huit étapes :
1. Élaboration du dossier d’appel d’offres (DAO).
2. Approbation du DAO et publication de l’avis d’appel d’offres.
3. Vente ou retrait du DAO et réception des questions.
4. Réponses aux questions (addendum si nécessaire).
5. Réception des offres.
6. Ouverture des plis (publique) et évaluation technique.
7. Ouverture des offres financières et évaluation combinée.
8. Approbation de l’attribution, notification et signature.
La structure du DAO comprend : lettre d’invitation, instructions aux soumissionnaires, termes de
référence, modèle de soumission, grille d’évaluation et projet de contrat.
La grille d’évaluation combinée est conservée ci-dessous.
| Critère | Pondération | Sous-critères |
| Offre technique | 80 % | |
| 1. Compréhension des TDR et méthodologie | 25 % | Pertinence de l’approche, qualité de l’analyse, originalité |
| 2. Organisation et planification | 15 % | Cohérence du chronogramme, répartition des tâches |
| 3. Qualifications de l’équipe clé | 25 % | CV des experts proposés, adéquation avec la mission |
| 4. Références du cabinet | 15 % | Expériences similaires, satisfaction des clients |
| Offre financière | 20 % | |
| 5. Montant total de la proposition | 20 % | Compétitivité des prix, cohérence avec les TDR |
| TOTAL | 100 % |
Formule de notation financière : Note = (Offre la moins-disante / Offre considérée) × 20.
4.4- Marchés de travaux (entrepreneurs)
Un marché de travaux est un contrat passé avec une entreprise pour la réalisation de travaux de
construction, de réhabilitation ou d’aménagement d’infrastructures.
Les documents techniques requis sont : plans d’exécution, devis quantitatif et estimatif (DQE), cahier
des clauses techniques particulières (CCTP), bordereau des prix unitaires (BPU) et calendrier
d’exécution. La procédure d’attribution comprend six étapes :
1. Élaboration des pièces techniques.
2. Lancement de l’appel d’offres.
3. Visite de site obligatoire (PV signé).
4. Dépôt des offres en deux enveloppes (technique et financière).
5. Évaluation technique et ouverture des offres financières des soumissionnaires qualifiés.
6. Recommandation d’attribution et signature du marché.
Le modèle de marché de travaux (MT-01) reste annexé.
SECTION 5 – GESTION DES CONFLITS D’INTÉRÊTS ET ÉTHIQUE
5.1- Déclaration d’absence de conflit d’intérêts
Toute personne participant à un processus d’achat (demandeur, évaluateur, approbateur, réceptionnaire)
doit signer une déclaration d’absence de conflit d’intérêts (formulaire DCI-01). Cette déclaration atteste
sur l’honneur :
• L’absence de lien familial, personnel, professionnel ou financier avec un soumissionnaire ;
• L’absence d’intérêt personnel direct ou indirect dans l’attribution du marché ;
• L’absence de cadeau, faveur ou promesse reçue en lien avec le processus ;
• L’engagement à signaler immédiatement toute situation pouvant constituer ou apparaître comme
un conflit d’intérêts.
Toute fausse déclaration expose à des sanctions disciplinaires et, le cas échéant, à des poursuites
judiciaires.
5.2- Registre des cadeaux et invitations
Tout cadeau ou invitation d’une valeur supérieure à 25 000 FCFA reçu par un membre d’ADEID dans
le cadre professionnel doit être déclaré dans le registre des cadeaux. Les cadeaux d’une valeur supérieure
à 50 000 FCFA doivent être refusés ou remis à l’organisation.
5.3- Sanctions en cas de manquement
Toute violation des règles d’éthique expose le fautif à un avertissement formel, une suspension
temporaire, un licenciement pour faute grave ou des poursuites judiciaires en cas de fraude avérée.
SECTION 6 – DOCUMENTATION ET ARCHIVAGE
6.1- Liste des documents à conserver par type d’achat
Le tableau ci-dessous fixe les durées de conservation. Il est essentiel pour la conformité aux audits et
aux exigences des bailleurs.
| Type d’achat | Documents à conserver | Durée |
| Achat direct < 500 k | Demande d’achat, facture, PV de réception | 5 ans |
| Devis (500 k – 5 M) | DA, 3 devis, tableau comparatif, BC, facture, PV | 10 ans |
| Appel d’offres restreint | DAO complet, invitations, offres, PV ouverture, rapport évaluation, contrat, correspondances, PV réception | 15 ans |
