1. INTRODUCTION
ADEID a établi une politique et procédure formelles de communication externe pour régir la manière
dont l’organisation communique sur les questions environnementales et sociales avec les parties
prenantes externes. Cette politique garantit la transparence, la responsabilité et l’accessibilité de
l’information, tout en fournissant des canaux clairs pour recevoir les demandes de renseignements et les
retours d’information des tiers.
La politique est approuvée par le Conseil d’administration et intégrée au Système de gestion
environnementale et sociale (ESMS).

2. DÉCLARATION DE POLITIQUE
ADEID s’engage à une communication transparente et proactive avec toutes les parties prenantes
externes sur les questions environnementales et sociales. L’organisation doit assurer la transparence en
fournissant des informations précises, opportunes et accessibles sur les politiques environnementales et
sociales, les activités du projet et la performance. Elle garantit l’accessibilité en veillant à ce que les
informations soient disponibles dans des formats et des langues appropriés pour les communautés
affectées. Elle assure la réactivité en accusant réception et en répondant à toutes les demandes de
renseignements et retours d’information dans les délais établis. Elle protège la confidentialité des
personnes soumettant des demandes ou des plaintes. Elle garantit l’absence de représailles contre toute
personne soulevant des préoccupations ou fournissant des retours d’information.

3. CHAMP D’APPLICATION
Cette politique s’applique à toutes les communications externes liées aux questions environnementales
et sociales, y compris les politiques environnementales et sociales (politique environnementale et
sociale, cadre du système de gestion environnementale et sociale, politique sur l’exploitation et les abus
sexuels), les informations sur les projets (objectifs, activités, localisations et engagements
environnementaux et sociaux), la performance environnementale et sociale (résultats de suivi,
conformité aux plans de gestion environnementale et sociale, résultats des plaintes), l’engagement des
parties prenantes (réunions communautaires, consultations, canaux de retour d’information), et les
demandes de renseignements et plaintes (réception, accusé de réception et réponse aux communications
externes).

4. CANAUX DE COMMUNICATION EXTERNE
Le site web public est destiné au grand public, aux donateurs et aux partenaires avec les politiques
environnementales et sociales, les résumés des projets, les coordonnées et le mécanisme de plainte. Les
réunions communautaires en personne sont destinées aux communautés locales et aux bénéficiaires des
projets pour le partage d’informations et les sessions de retour d’information. Les panneaux d’information
dans les zones de projet sont destinés aux communautés locales avec des résumés de projet, les
coordonnées et les canaux de plainte. Les rapports annuels sont destinés aux donateurs, aux partenaires
et au public avec un résumé de la performance environnementale et sociale, des réalisations et des leçons
apprises. Les médias sociaux sont destinés au grand public pour les faits saillants et les mises à jour des
projets. Le courriel et le téléphone sont destinés à toutes les parties prenantes pour la communication
directe.

5. PROCÉDURE DE COMMUNICATION EXTERNE
Communication proactive :
La première étape consiste à identifier les besoins de communication et les publics cibles, confiée au
Coordonnateur ESMS au début du projet. La deuxième étape consiste à préparer les supports de
communication (fiches d’information, présentations), confiée à l’Agent de communication avant
l’engagement. La troisième étape consiste à diffuser les informations par les canaux appropriés, confiée
au Coordonnateur ESMS de manière continue.

La quatrième étape consiste à documenter les activités de communication et les retours d’information, confiée à l’Agent d’engagement des parties prenantes après chaque activité. La cinquième étape consiste à rapporter les activités de communication dans le rapport annuel environnemental et social, confiée au Coordonnateur ESMS annuellement.

Réponse aux demandes de renseignements et aux retours d’information :
– La première étape consiste à recevoir la demande ou le retour par tout canal, confiée au Point
focal immédiatement.
– La deuxième étape consiste à enregistrer dans le registre des demandes des parties prenantes,
confiée au Point focal dans les 24 heures.
– La troisième étape consiste à accuser réception à l’expéditeur (si les coordonnées sont fournies),
confiée au Point focal dans les 48 heures.
– La quatrième étape consiste à enquêter et préparer une réponse, confiée au département concerné
dans les cinq jours ouvrables.
– La cinquième étape consiste à fournir la réponse à l’expéditeur, confiée au Point focal dans les
dix jours ouvrables.
– La sixième étape consiste à documenter la résolution dans le registre, confiée au Point focal à la
fin du processus.

Procédure de plainte :
Pour les plaintes liées aux impacts environnementaux et sociaux ou à l’exploitation et aux abus sexuels,
la procédure dédiée du mécanisme de plainte s’applique (voir section 10.1.3). La première étape consiste
à recevoir la plainte par les canaux confidentiels immédiatement. La deuxième étape consiste à accuser
réception dans les 48 heures. La troisième étape consiste à enquêter dans les 15 jours. La quatrième étape
consiste à fournir une résolution dans les 30 jours. La cinquième étape consiste à offrir une option d’appel
dans les 15 jours suivant la résolution.

6. DIVULGATION DES INFORMATIONS
Informations publiquement disponibles :
ADEID rend publiques les informations suivantes sur le site web ou les sites de projet : la politique
environnementale et sociale, la politique de prévention et de réponse à l’exploitation et aux abus sexuels,
le résumé du cadre du système de gestion environnementale et sociale disponible sur demande, les