POLITIQUE ET MÉCANISME DE PROTECTION DES LANCEURSD’ALERTE
| Référence du document | WBP-ADEID-2024-v2 |
| Version | 2.0 |
| Date | Mars 2024 |
| Approuvé par | Conseil d’administration |
PRÉAMBULE
Chez ADEID, nous croyons que l’intégrité ne se cache pas. Elle se vit, elle se partage, et parfois, elle
exige du courage. Nous savons qu’il faut du courage pour dénoncer un comportement inapproprié,
surtout lorsque l’on craint des représailles.
C’est pourquoi nous avons conçu cette politique avec un objectif simple : protéger celles et ceux qui
ont le courage de dire la vérité. Ici, personne ne sera puni pour avoir signalé de bonne foi un
manquement. Au contraire, nous vous accompagnerons, nous vous écouterons, et nous agirons.
Cette politique s’adresse à chacune et chacun : salarié, volontaire, stagiaire, partenaire, fournisseur ou
simple citoyen. Si vous avez un doute, si vous avez vu quelque chose qui vous semble anormal, nous
voulons le savoir. Et nous vous protégerons
1. OBJECTIF ET CHAMP D’APPLICATION
1.1. Objectif
ADEID s’engage à respecter les normes les plus élevées en matière d’éthique, d’intégrité et de responsa
bilité. La présente politique vise à encourager toute personne à signaler tout soupçon de manquement, d
e violation éthique ou de pratique interdite. Elle a également pour but de faciliter l’accès à des canaux d
e signalement confidentiels, de protéger les lanceurs d’alerte contre toute forme de représailles et d’assu
rer une enquête approfondie et objective de chaque signalement.
1.2. Champ d’application
Cette politique s’applique à l’ensemble du personnel d’ADEID (salariés permanents, temporaires, stagia
ires et volontaires), aux prestataires (consultants et contractuels), aux partenaires (entités d’exécution et
de mise en œuvre), aux fournisseurs, ainsi qu’aux membres des communautés et bénéficiaires. Elle s’éte
nd également à toute personne ayant connaissance d’un manquement impliquant ADEID.
1.3. Alignement sur les normes internationales
Cette politique est conçue en cohérence avec les normes internationales les plus exigeantes, notamment
la Politique de protection des lanceurs d’alerte du Fonds Vert pour le Climat (GCF), la Convention des
Nations Unies contre la corruption, les Procédures de sanctions de la Banque mondiale et la norme ISO
37001 relative aux systèmes de management anti-corruption.
2. DÉFINITIONS ESSENTIELLES
Pour garantir une compréhension commune, les termes clés de cette politique sont définis comme suit :
• Lanceur d’alerte : Toute personne qui signale, de bonne foi, un soupçon de manquement, de v
iolation éthique ou de pratique interdite.
• Pratiques interdites : Il s’agit notamment de la corruption, la fraude, la collusion, la coercition,
l’obstruction, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
• Représailles : Toute action négative prise contre un lanceur d’alerte, telle que le licenciement, l
a rétrogradation, le harcèlement, la discrimination ou les menaces.
• Confidentialité : L’obligation de protéger l’identité du lanceur d’alerte et les informations divul
guées.
• Bonne foi : Un signalement basé sur une conviction raisonnable, sans malice ni intention de nu
ire.
• Comité d’éthique : L’organe indépendant chargé de recevoir et d’enquêter sur les signalements.
3. NOS PRINCIPES FONDAMENTAUX
Notre mécanisme de protection repose sur sept principes que nous prenons très au sérieux :
1. Accessibilité : Des canaux multiples, disponibles 24h/24 et 7j/7, dans plusieurs langues.
2. Confidentialité : L’identité du lanceur d’alerte est protégée à toutes les étapes.
3. Anonymat : Il est possible de signaler sans donner son nom, et nous respectons ce choix.
4. Protection : Tolérance zéro envers les représailles.
5. Objectivité : Des enquêtes indépendantes et impartiales.
6. Équité : Le lanceur d’alerte est présumé de bonne foi.
7. Responsabilité : Des procédures claires, des délais précis et un reporting transparent.
4. LES CANAUX DE SIGNALEMENT (COMMENT NOUS ALERTER)
Nous avons mis en place six canaux confidentiels pour que chacun puisse signaler de la manière qui lui
convient le mieux.
4.1. Adresse email dédiée
Vous pouvez nous écrire à l’adresse ethique@adeid.org. Disponible 24h/24 et 7j/7 en français et en an
glais, cette adresse permet un signalement anonyme via un service email anonyme. Elle est chiffrée et a
ccessible uniquement au secrétaire du Comité d’éthique.
4.2. Ligne téléphonique dédiée
Une ligne téléphonique est à votre disposition au +237 674 978 713. Disponible 24h/24 avec messageri
e vocale et option de rappel, elle permet de s’exprimer en français, en anglais ou en langues locales. L’a
nonymat est possible si vous ne laissez pas vos coordonnées.
4.3. Formulaire web sécurisé
Le formulaire est accessible sur www.adeid.org/contact-us/. Disponible 24h/24 et 7j/7, il est proposé e
n français et en anglais et dans d’autres langues. L’anonymat est possible.
4.4. Adresse postale confidentielle
Vous pouvez nous écrire par courrier à l’adresse suivante : Comité d’éthique – ADEID – BP 1354 Baf
oussam – Cameroun. Le service postal standard s’applique. Toutes les langues sont acceptées et l’anon
ymat est possible.
4.5. Boîtes à suggestions physiques
Des boîtes sont installées dans tous les bureaux ADEID et sur les sites de projet (une liste est disponibl
e). Elles sont accessibles pendant les heures d’ouverture, acceptent toutes les langues et garantissent l’a
nonymat. Ces boîtes sont scellées et ouvertes uniquement par les membres du Comité d’éthique.
4.6. Rencontres en personne
Vous pouvez rencontrer les membres du Comité d’éthique (dont la liste est disponible sur le site web) s
ur rendez-vous, demandé par email ou téléphone. Les échanges se font en français, en anglais ou en lan
gues locales. La confidentialité est garantie, mais l’anonymat n’est pas possible lors d’une rencontre dire
cte.
5. LA PROCÉDURE DE SIGNALEMENT PAS À PAS
5.1. Que peut-on signaler ?
Vous pouvez signaler tout comportement qui vous semble anormal. Cela inclut les pratiques interdites (
corruption, fraude, collusion, coercition, obstruction), les violations éthiques (conflits d’intérêts, rupture
de confidentialité), les manquements financiers (détournements, falsification comptable), le harcèlemen
t ou la discrimination, les représailles, ou toute autre violation du Code d’éthique d’ADEID.
5.2. Quelles informations fournir ? (si vous les avez)
| Information | Utilité |
| Date, heure et lieu des faits | Permet de contextualiser |
| Description précise des faits | Cœur du signalement |
| Noms des personnes impliquées | Facilite l’enquête |
| Noms de témoins potentiels | Permet de recouper les informations |
| Documents justificatifs | Preuves (emails, contrats, photos) |
| Tout autre élément pertinent | Complète le dossier |
5.3. Calendrier de la procédure
Nous nous engageons à respecter les délais suivants :
| Étape | Action | Responsable | Délai |
| 1 | Vous déposez votre signalement | Lanceur d’alerte | – |
| 2 | Accusé de réception confidentiel | Secrétaire du Comité d’éthique | Sous 48 heures |
| 3 | Évaluation préliminaire (recevabilité) | Comité d’éthique | Sous 5 jours ouvrés |
| 4 | Ouverture d’enquête (si recevable) | Président du Comité d’éthique | Sous 7 jours ouvrés |
| 5 | Enquête (entretiens, analyse de documents) | Comité d’éthique + experts | Sous 30 jours |
| 6 | Rapport d’enquête et recommandations | Comité d’éthique | Sous 35 jours |
| 7 | Décision et mesures correctives | Direction exécutive / Conseil | Sous 40 jours |
| 8 | Information du lanceur d’alerte | Secrétaire du Comité d’éthique | Sous 45 jours |
| 9 | Clôture et archivage | Secrétaire du Comité d’éthique | Après achèvement |
6. LE PROCESSUS D’ENQUÊTE
6.1. Indépendance de l’enquête
Les enquêtes sont menées par le Comité d’éthique, qui agit de manière totalement indépendante. Pour l
es enquêtes complexes, des experts externes peuvent être sollicités. Les enquêteurs doivent être exempt
s de tout conflit d’intérêts avec les personnes mises en cause.
6.2. Pouvoirs d’enquête du Comité d’éthique
Pour mener à bien ses missions, le Comité d’éthique dispose de pouvoirs étendus. Il peut accéder à tous
les documents et registres d’ADEID, interroger toute personne (personnel, partenaires, témoins), deman
der des expertises, visiter les sites de projet et recruter des enquêteurs externes si nécessaire.
6.3. Droits des personnes mises en cause
Toute personne concernée par un signalement a le droit d’être informée des allégations portées contre e
lle, de se défendre en répondant aux allégations, d’être accompagnée lors des entretiens, de bénéficier d
e la confidentialité (dans la limite du nécessaire) et de la présomption d’innocence jusqu’à preuve du co
ntraire.
7. LA PROTECTION DES LANCEURS D’ALERTE
7.1. Confidentialité
L’identité du lanceur d’alerte est protégée tout au long du processus. Elle n’est révélée qu’avec le consen
tement exprès de l’intéressé. Toutes les personnes impliquées dans le traitement du signalement sont te
nues à une obligation de confidentialité.
7.2. Interdiction des représailles et mesures de protection
ADEID interdit strictement toute forme de représailles contre les lanceurs d’alerte. Cela inclut notamm
ent le licenciement (renvoi, suspension, rétrogradation), le harcèlement (intimidation, menaces), la disc
rimination (traitement défavorable), l’exclusion (mise à l’écart des opportunités) et toute autre action né
gative ou préjudice.
Le lanceur d’alerte est informé de ses droits. Des mesures de protection immédiates peuvent être prises
dès qu’un risque de représailles est suspecté. Un soutien psychologique est disponible si nécessaire, et u
ne assistance juridique peut être fournie en cas de représailles. Le lanceur d’alerte est également tenu in
formé de l’avancement de l’enquête.
7.3. Présomption de bonne foi
Les signalements faits de bonne foi sont protégés, même si les allégations ne sont finalement pas confir
mées. Les lanceurs d’alerte ne sont pas sanctionnés pour des erreurs honnêtes dans leur signalement.
7.4. Droits du lanceur d’alerte et recours en cas de représailles
Nous rappelons solennellement que tout lanceur d’alerte a droit à la protection contre toute forme de re
présailles, à la confidentialité de son identité, à l’information sur l’avancement et l’issue de l’enquête, à u
ne assistance psychologique et juridique, et à la non-sanction pour un signalement de bonne foi, même
non confirmé.
Si vous subissez des représailles, nous nous engageons à prendre des mesures. Cela peut inclure votre r
éintégration si vous avez été licencié, une indemnisation pour les préjudices subis, des sanctions contre
les auteurs de représailles, et une action judiciaire si la loi le permet.
8. LA CONFIDENTIALITÉ
8.1. Obligations de confidentialité
Toutes les personnes impliquées dans la réception, le traitement ou l’enquête des signalements sont ten
ues à une stricte confidentialité. Les membres du Comité d’éthique signent un accord de confidentialité.
Les enquêteurs (internes ou externes) y sont également tenus. Les documents sont stockés de manière s
écurisée avec un accès restreint.
8.2. Exceptions à la confidentialité
La confidentialité ne peut être levée que dans des cas très limités : avec le consentement exprès du lanc
eur d’alerte, lorsque la loi l’exige (le lanceur d’alerte en est informé si possible), ou pour prévenir un do
mmage grave et imminent (le lanceur d’alerte en est également informé).
9. SANCTIONS EN CAS DE REPRÉSAILLES
Toute personne reconnue coupable de représailles contre un lanceur d’alerte s’expose à des sanctions pr
oportionnées à la gravité des faits. Ces sanctions peuvent aller d’un avertissement écrit (pour un premie
r cas ou des représailles mineures) à une suspension (pour des représailles graves), jusqu’au licencieme
nt (pour des représailles très graves ou répétées). Pour les consultants et fournisseurs, cela peut entraîne
r la résiliation du contrat. Dans tous les cas, des poursuites judiciaires peuvent être engagées si la loi le
permet, et les faits peuvent être signalés aux autorités compétentes en cas d’infraction pénale.
10. SIGNALEMENTS FRAUDULEUX
Les signalements sont présumés faits de bonne foi. Cependant, si une enquête conclut qu’un signalemen
t a été fait méchamment, en connaissance de sa fausseté ou avec une négligence grave de la vérité, l’aut
eur s’expose à des sanctions.
Nous faisons une distinction claire : un signalement de bonne foi qui n’est pas confirmé est protégé et n
e fait l’objet d’aucune sanction. En revanche, un signalement malveillant et faux est sanctionné.
11. TENUE DES REGISTRES
Tous les signalements sont enregistrés dans un registre confidentiel. Les dossiers d’enquête sont conser
vés pendant 15 ans. Les documents sont stockés de manière sécurisée et l’accès est limité au Comité d’é
thique. Des statistiques anonymisées sont incluses dans les rapports annuels présentés au Conseil d’adm
inistration.
